Tecnología al servicio de Recursos Humanos: Control de horario digital

Como si fuera una bola de nieve, un pequeño cambio de la legislación en España está produciendo una renovación masiva de la tecnología de fichaje en empresas grandes y pequeñas de nuestro país.

Al contrario de lo que se hacía anteriormente, ahora la entrada y salida de los empleados se gestiona a través de un sistema digital que permite ser auditado por empleados, empleadores y terceros (sindicatos, organismos de control, etc).

En este artículo, realizado con la ayuda de los expertos de Factorial, nos sumergiremos en el interior de esta tecnología para entender cómo funcionan las herramientas de control horario y gestión de los recursos humanos.

La automatización, una palanca para las empresas

Arquímedes de Siracusa decía que si le daban una palanca lo suficientemente larga y un punto de apoyo intermedio, podría mover el mundo entero. Más allá de la exageración del matemático griego, es cierto que, así como las palancas multiplican el valor del esfuerzo generado para mover un peso, algunas soluciones tienen el mismo efecto.

En las empresas, la burocracia interna es un problema recurrente. Al sumar pequeñas tareas repetitivas de 5 minutos cada día, multiplicado por la cantidad de empleados total, termina dando como resultado horas de trabajo tiradas a la basura.

En este sentido, las herramientas de automatización, principalmente las impulsadas por inteligencia artificial, han tenido un gran impacto en las oficinas. Tanto es así que un informe de Deloitte indica que el 73% de las empresas ya usa algún tipo de tecnología de automatización inteligente. En 2019 la cifra era de menos del 58%.

Qué dice la nueva Ley que impulsa el cambio tecnológico en las empresas

El año 2025 trajo bajo el brazo un cambio legislativo en España, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, una nueva legislación que empuja a las empresas a contar con un sistema de fichaje digital. Es decir, a partir de este año el control horario tiene que hacerse mediante un software donde quedan anotadas todas las horas trabajadas.

El fin último de la nueva ley es que los trabajadores cumplan con el máximo de 38,5 horas semanales establecido por la legislación laboral. De no cumplirlo, las empresas se pueden enfrentar a multas de entre 60 y 6.250 euros, dependiendo el tamaño de la infracción y su recurrencia.

Resulta lógico que, con el cambio de normativa, sean cada vez más las compañías y algunos autónomos que están en busca de una herramienta efectiva para el control horario. Más adelante en este artículo haremos una revisión de algunas de las aplicaciones más recurrentes en el mercado.

Una solución para cada tipo y tamaño

Las soluciones referidas al control horario son variadas, cada una con sus particularidades. Sin embargo, podríamos dividirlas en dos grandes grupos: Las que están orientadas a ofrecer una herramienta integral para los recursos humanos y las que se dedican específicamente a medir el tiempo trabajado.

Factorial, Beebole, Clockify y Sesame HR pertenecen al primer grupo, al de softwares de HR que permiten configurar opciones avanzadas para las necesidades particulares de cada compañía. Aunque son más completas, también son herramientas más difíciles de comprender, con una curva de aprendizaje empinada.

Para empresas más pequeñas o que necesiten soluciones más sencillas, existen herramientas como TSheets by Quickbooks o TrackPeople, subvencionable a través del “Kit Digital”. Ficha.Work o Kenjo son otras dos opciones similares.

¿Cómo funcionan estas herramientas?

Los software antes mencionados han sido diseñados principalmente para monitorizar el tiempo de trabajo. Esto significa que sus interfaces están orientadas a que los trabajadores puedan fácilmente hacer el check-in y el check-out de su puesto de trabajo.

Al comenzar la jornada laboral, los usuarios marcan la hora de entrada a través de un dispositivo móvil y esa información se registra automáticamente. En entornos presenciales estos sistemas también se pueden hacer a través de códigos QR o tarjetas de identificación, dependiendo el caso.

Muchas de estas aplicaciones también traen suites de productividad, facilitando la distribución de tareas o el trabajo en equipo, especialmente en entornos remotos donde la comunicación tiene que ser teledirigida para que no haya confusiones. Esto además permite saber cuánto tiempo se le dedica a cada cliente, un dato clave para la venta de servicios y su correcta facturación.

Otras opciones, como Factorial, son soluciones completas para la gestión de los recursos humanos, incluyendo la posibilidad de gestionar nóminas, bajas y vacaciones sin tener que cambiar de software.

Precios escalonados

Una de las grandes preocupaciones de las empresas pequeñas y de los equipos de autónomos al momento de pensar en adquirir una de estas soluciones tecnológicas es el precio.

Dado que los desarrolladores conocen esta preocupación de sus clientes B2B, nunca se plantea un precio único por el software, sino que existen escalas. Estos precios escalonados varían de acuerdo al tamaño de la empresa, el número de empleados que van a usar la solución, el número de administradores y la cantidad de herramientas que se incluirán en la suite.